Melhor CRM para WhatsApp: 7 critérios para pequeno negócio

O melhor CRM para WhatsApp de um pequeno negócio é o que resolve o seu gargalo sem cobrar por recursos que você não vai usar. Para quase toda empresa pequena, isso significa três coisas: a equipe inteira no mesmo número, resposta rápida mesmo fora do horário e um funil simples que mostre de onde vem cada cliente. Os sete critérios abaixo ajudam a comparar qualquer ferramenta, inclusive o Wozy.

1. Como o preço é calculado?

Existem três modelos comuns. Por usuário, como a Kommo (a partir de US$ 20 por usuário/mês na assinatura de 6 meses, kommo.com/br) e o Umbler Talk (a partir de R$ 99,90 por atendente, mínimo 2, a.umbler.com/br/talk). Por volume, como o RD Station Conversas (R$ 989/mês até 500 clientes, rdstation.com/planos/conversas). Por unidade, como o Wozy (R$ 690/mês com o robô). Todas as páginas foram consultadas em 25/09/2026.

Nenhum modelo é melhor em si. Por usuário é barato com pouca gente; por unidade é previsível quando muita gente atende.

2. Quantas pessoas vão usar?

Conte todo mundo que abre o WhatsApp da empresa: recepção, vendas, financeiro, dono. Muitas vezes são cinco pessoas onde o dono imaginava duas. Esse número decide o custo nos planos por usuário.

3. Como o WhatsApp se conecta?

Pela API oficial da Meta, com cobrança por mensagem de modelo, ou pelo QR code do número que você já usa. Na API, confira quem paga as mensagens e se há margem sobre a tarifa. As regras estão na documentação de preços da Meta (consultado em 25/09/2026): cobrança por mensagem de modelo desde 1º de julho de 2025, e respostas dentro da janela aberta pelo cliente sem custo só até 30/09/2026 (a partir de 1º de outubro, passam a ser cobradas). O guia API oficial ou WhatsApp Web explica a diferença.

4. Tem robô, e quem configura?

CRM organiza a fila. Quem esvazia a fila fora do horário é o robô. Pergunte se o robô está incluso, quantas conversas ele atende por mês e quem desenha o fluxo. Ferramentas como Kommo e ManyChat dão liberdade para montar; outras, como o Wozy, já vêm com as perguntas do segmento. Um teste simples: escreva "quero falar com alguém". O robô bom para.

5. Quais taxas ficam fora da mensalidade?

Olhe além do preço do plano. Alguns exemplos publicados: ativação do WhatsApp de R$ 1.999 no RD Station Conversas; taxa de ativação a partir de R$ 649 na Zenvia (zenvia.com/precos); consultoria de implantação obrigatória no Octadesk, com valor sob consulta (octadesk.com/precos). Some tudo e compare o custo do primeiro ano, não o do primeiro mês.

6. Dá para testar antes?

Um teste de verdade usa o seu número, a sua equipe e os seus clientes por alguns dias. A Kommo oferece 14 dias; a Digisac, 7 dias (digisac.com.br); o RD Station Conversas diz que não tem versão de teste. O Wozy tem 10 dias sem cartão. Se não dá para testar, pelo menos confira se há fidelidade.

7. Como é para sair?

• Qual é o prazo de aviso para cancelar?
• Existe multa ou compromisso mínimo, como assinatura de 6 meses?
• Dá para exportar contatos, etiquetas e histórico?

O Wozy não tem fidelidade: cancela com 30 dias de aviso, e há garantia de 30 dias.

Nenhuma ferramenta ganha nos sete critérios ao mesmo tempo. A que tem mais recursos costuma cobrar mais ou pedir implantação; a mais barata costuma limitar usuários ou canais. Dê peso aos critérios conforme o seu gargalo: se o problema é tempo de resposta, o critério 4 vale mais que os outros.

Erros comuns ao escolher

• Comprar pela lista de recursos. Ferramenta com 40 funções e equipe que usa 3 é dinheiro parado.
• Comparar só a mensalidade. Ativação, implantação, número adicional e mensagens mudam a conta.
• Esquecer o fora do horário. O CRM mais organizado do mundo não responde quem escreve às 21h.
• Escolher sozinho. Quem vai usar todo dia é a equipe; chame ela para o teste.

Um roteiro para comparar em uma tarde

• Liste as pessoas que vão atender e o volume de conversas novas por mês.
• Monte uma planilha com os 7 critérios e três ferramentas.
• Preencha só com o que está na página oficial de cada uma; o que não está publicado, marque como "não publicado".
• Teste a finalista com clientes reais por uma semana e meça o tempo até a primeira resposta.

Ao fim do teste, compare dois números: o tempo até a primeira resposta antes e depois, e quantas conversas chegaram à equipe já com nome, interesse e horário. Se os dois melhoraram e a equipe não quer voltar para o celular, você achou a ferramenta. O guia como medir o atendimento do WhatsApp mostra como calcular.

Onde o Wozy se encaixa

O Wozy junta robô, caixa de entrada por setor e CRM com custo por lead (Google e Meta) num produto só, por unidade, com usuários ilimitados. O robô responde em segundos, 24 horas, faz as perguntas do seu segmento, agenda com lembrete e passa a conversa pronta para a equipe. A régua de retomada chama de volta quem sumiu e para quando o cliente fecha.

Se o seu negócio precisa de helpdesk com tickets e SLA, ou já vive dentro de uma suíte de marketing, outras ferramentas podem servir melhor, e o comparativo mostra onde cada uma é forte. Se o gargalo é responder e agendar, veja a página para escolas de idiomas ou a do seu segmento.