CRM grátis para WhatsApp Business: opções e limites

O CRM grátis mais simples para o WhatsApp Business já está no seu celular: as etiquetas do próprio app, usadas como etapas do funil, somadas a uma planilha para origem e valor. Funciona bem para poucas conversas por dia. Ferramentas externas que ligam o WhatsApp a um CRM costumam cobrar essa ligação, e o que aparece como "grátis" nem sempre inclui o WhatsApp. Abaixo, como montar a versão gratuita e onde estão os limites.

Opção 1: etiquetas do WhatsApp Business como funil

O app WhatsApp Business é gratuito e traz etiquetas, respostas rápidas, mensagens de saudação e ausência e catálogo, segundo a própria Meta (consultado em 25/09/2026). As etiquetas são o que mais se aproxima de um CRM: cada uma vira uma etapa.

• Novo: escreveu e ainda não foi atendido.
• Em conversa: já respondeu, está tirando dúvidas.
• Proposta enviada: recebeu preço ou orçamento.
• Agendado: visita, consulta ou aula marcada.
• Fechado e Perdido: as duas saídas do funil.

Regra de ouro: cada conversa com uma etiqueta de etapa só. Se uma conversa tem "proposta enviada" e "agendado" ao mesmo tempo, o funil deixa de dizer a verdade.

Opção 2: planilha ao lado do WhatsApp

As etiquetas não guardam origem, valor nem data do próximo contato. Uma planilha simples cobre isso. Colunas que bastam:

• Data do primeiro contato e telefone.
• Nome e o que a pessoa procura, com as palavras dela.
• Origem: anúncio do Google, anúncio da Meta, indicação, Instagram, passante.
• Etapa (a mesma da etiqueta) e data do próximo contato.
• Valor fechado, quando fechar.

Com a coluna de origem preenchida e o gasto de cada canal ao lado, você já calcula custo por lead e por cliente. O trabalho é disciplina: alguém precisa atualizar a planilha todo dia.

Opção 3: CRM externo com plano gratuito

Existem CRMs com plano gratuito, mas a conexão com o WhatsApp costuma ficar nos planos pagos. Um exemplo documentado: a Central de Conhecimento do HubSpot informa que conectar o WhatsApp à caixa de entrada exige Marketing Hub ou Service Hub nas versões Professional ou Enterprise, e que depois de conectado as mensagens deixam de aparecer no app do celular e no WhatsApp Web (consultado em 25/09/2026). Antes de adotar qualquer CRM "grátis", confira na página oficial dele se o WhatsApp está no plano gratuito e em qual forma de conexão.

Cuidado também com extensões de navegador que prometem transformar o WhatsApp Web em CRM. Elas leem todas as conversas da empresa e não são produtos da Meta. Verifique quem as publica e o que fazem com os dados.

O que a versão grátis não resolve?

• Registro automático. Tudo depende de alguém etiquetar e anotar. No dia corrido, ninguém anota.
• Retomada ligada ao funil. O app não sabe que o cliente fechou; quem manda a retomada precisa lembrar de conferir.
• Equipe grande. O app aceita até quatro aparelhos conectados, segundo a Central de Ajuda do WhatsApp, e todos veem tudo, sem dono da conversa.
• Resposta fora do horário. A mensagem de ausência avisa, mas não agenda.
• Custo por lead confiável. Sem a origem gravada na hora, a coluna fica vazia ou no chute.

Um roteiro de 15 minutos por dia

A versão grátis só funciona com rotina. Um roteiro que cabe no fim do expediente:

• Filtre as conversas sem etiqueta e coloque a etapa em cada uma.
• Passe as novas para a planilha, com a origem.
• Veja quem está em "proposta enviada" há mais de dois dias e anote a retomada de amanhã.
• Mova para "fechado" ou "perdido" quem decidiu, para que ninguém receba retomada por engano.

Se o roteiro começa a passar de meia hora, o volume já pede outra solução. Outro sinal é a planilha com linhas em branco: origem sem preencher, próxima data vazia. Quando isso vira regra, os números do mês deixam de ser confiáveis, e decidir onde investir em anúncio volta a ser palpite. Nessa hora, o custo de uma ferramenta que registra sozinha costuma ser menor do que o custo de decidir no escuro.

Como decidir as etapas do seu funil

Antes de criar etiquetas ou colunas, escreva o caminho de um cliente típico, do primeiro oi até o pagamento. Cada ponto em que a equipe faz algo diferente vira uma etapa. Numa escola, por exemplo: contato, visita agendada, visita feita, matrícula. Numa oficina: contato, orçamento enviado, carro agendado, serviço entregue. Mais de seis ou sete etapas costuma virar confusão; menos de quatro esconde onde o cliente para.

Revise as etapas depois de um mês. Se uma delas nunca é usada, apague. Se muitos cartões ficam parados na mesma etapa, é ali que a venda está travando, e é ali que vale colocar uma retomada.

Quando vale pagar?

Quando a planilha fica atrasada mais de dois dias seguidos, quando alguém manda retomada para cliente que já fechou ou quando você não sabe responder qual canal traz os clientes que pagam. Nesses três casos, o CRM gratuito está custando vendas. O guia sobre o que exigir de uma plataforma com CRM ajuda a comparar as opções pagas.

Como o Wozy faz

No Wozy, cada conversa nova vira cartão no funil sozinha, com a origem registrada, e o custo por lead do Google e da Meta aparece no CRM. A régua de retomada consulta o funil antes de cada envio e para quando o cliente fecha. O plano Caixa, sem robô, custa R$ 290 por mês por unidade, com usuários ilimitados. Veja os detalhes na página inicial.