Chatbot para clínica odontológica: agendar sem recepção

Um chatbot para clínica odontológica serve para responder o paciente no WhatsApp na hora, perguntar o que ele procura (avaliação, limpeza, dor, aparelho, implante), se tem convênio, e marcar a avaliação sem esperar a recepção ficar livre. Ele também confirma e lembra a consulta. O que ele não faz é diagnóstico, orçamento de tratamento sem avaliação ou promessa de resultado.

Por que a recepção do consultório não dá conta do WhatsApp?

Porque a recepção odontológica faz muita coisa ao mesmo tempo: recebe paciente, cobra, confere guia de convênio, atende telefone, organiza a sala. O WhatsApp fica para os intervalos. Enquanto isso, quem mandou "quanto custa clareamento?" às 19h espera até o dia seguinte, e muita gente pesquisa mais de um consultório ao mesmo tempo.

O que o chatbot do consultório deve perguntar?

• Nome do paciente e se é para ele ou para outra pessoa (filho, pai).
• O que procura: avaliação, limpeza, restauração, canal, ortodontia, implante, estética, dor.
• Convênio ou particular, e qual convênio.
• Se já é paciente ou é a primeira vez.
• Preferência de dia e turno.

Com isso a recepção sabe qual agenda abrir (clínico geral, ortodontista, implantodontista), se o convênio cobre e quanto tempo reservar.

Como o robô lida com dor e urgência?

Dor de dente é um dos motivos mais comuns de mensagem, e o paciente quer saber se é grave. O robô não avalia. Ele reconhece que é urgência, oferece o primeiro horário de encaixe disponível e passa a conversa para uma pessoa na hora. Se a clínica não tem encaixe, ele diz isso com clareza, sem deixar o paciente esperando uma resposta que não vem.

O robô pode passar preço de tratamento?

Com cautela. O Código de Ética Odontológica, no capítulo sobre anúncio, propaganda e publicidade (art. 44, I), classifica como infração ética fazer publicidade "com preços, serviços gratuitos, modalidades de pagamento, ou outras formas que impliquem comercialização da Odontologia". O inciso V do mesmo artigo veda dar consulta, diagnóstico ou prescrição de tratamento por veículo de comunicação de massa.

Uma conversa individual iniciada pelo paciente não é a mesma coisa que um anúncio, mas a fronteira não é óbvia, e este texto não substitui a orientação do CRO do seu estado. Na prática, muitas clínicas preferem que o robô explique que o valor depende da avaliação e marque essa avaliação, deixando orçamento para depois do exame clínico. Isso também é mais honesto com o paciente: o preço de um implante ou de um canal só existe depois que alguém olhou a boca dele.

E fotos de antes e depois?

Não coloque o robô para enviar. A Resolução CFO-196/2019 passou a permitir a divulgação de imagens de diagnóstico e conclusão de tratamento, mas com condições, como o consentimento livre e esclarecido do paciente e a identificação do profissional que fez o procedimento, com o número de inscrição. Isso é conteúdo de publicidade, com regras próprias, e não resposta automática de atendimento.

E os dados do paciente?

Informação sobre tratamento dentário é dado de saúde, que a LGPD (Lei 13.709/2018) trata como dado pessoal sensível. O robô deve coletar só o necessário para agendar. Queixa detalhada, histórico e radiografia ficam para a consulta, no prontuário.

Como reduzir faltas na agenda?

• Confirmação na hora do agendamento, com endereço e o que levar (documento, carteirinha do convênio).
• Lembrete na véspera, pedindo para confirmar.
• Se o paciente não confirmar, aviso para a recepção oferecer o horário a outra pessoa.
• Se faltou, uma mensagem oferecendo novo horário, sem tom de cobrança.
• Para tratamentos em várias sessões, lembrete da próxima etapa.

Como fica o roteiro completo, do primeiro contato à consulta?

• 1. Resposta imediata: cumprimenta, pergunta o nome e o que o paciente procura.
• 2. Encaixe: convênio ou particular; primeira vez ou retorno; para quem é a consulta.
• 3. Urgência: se há dor, inchaço ou sangramento, prioriza e passa para uma pessoa.
• 4. Agendamento: oferece dois horários na agenda do profissional certo.
• 5. Confirmação: endereço, o que levar e como remarcar.
• 6. Lembrete: na véspera, pedindo confirmação.
• 7. Depois da avaliação: o orçamento é apresentado pela clínica; se o paciente some, uma retomada curta, sem pressão.

Os passos 1 a 6 são automáticos. O passo 7 começa com uma pessoa, porque orçamento de tratamento depende do que o dentista viu, e só depois a retomada pode ser automática.

E o paciente que precisa voltar?

Parte da agenda de um consultório vem de retorno: manutenção de aparelho, próxima sessão de um tratamento, retorno periódico que o dentista indicou. O robô pode lembrar essas datas e oferecer horários, desde que a clínica tenha registrado quando o paciente deve voltar. É o tipo de mensagem que o paciente agradece, porque resolve algo que ele esqueceria.

O Wozy serve para consultório odontológico?

Sim, pelo segmento de clínica. O robô pergunta procedimento, convênio e urgência, agenda com lembrete e nunca opina sobre sintoma. Os setores (agendamento, financeiro, administrativo) atendem no mesmo número, com usuários ilimitados. Veja a página do Wozy para clínicas e, para o lado da gestão comercial, o guia de CRM para clínicas.