Chatbot para academia: aula experimental sem perder aluno

Um chatbot para academia serve para responder na hora quem pergunta o preço do plano, descobrir o objetivo e o horário em que a pessoa consegue treinar, marcar a aula experimental e lembrar dela antes. Depois da aula, ele retoma quem não fechou. O robô cuida do caminho até a academia; a matrícula e a relação com o aluno continuam com a equipe.

Por que a academia perde aluno no WhatsApp?

Porque a decisão de começar a treinar costuma ser rápida e o atendimento, lento. A pessoa decide numa segunda-feira à noite, manda "quanto é o plano?" para algumas academias e fecha com a que responde primeiro e marca um horário. A recepção, que também libera catraca, vende suplemento e tira dúvida no balcão, responde quando consegue. No horário de pico, quando o balcão está cheio, é justamente quando o WhatsApp mais recebe mensagem.

O que o chatbot da academia deve perguntar?

• Nome.
• Objetivo: emagrecer, ganhar força, saúde, condicionamento, reabilitação.
• Modalidade de interesse: musculação, funcional, cross, natação, dança, lutas, conforme o que a academia oferece.
• Horário em que consegue treinar: manhã, almoço, noite.
• Se já treina ou está voltando depois de um tempo.

Com essas respostas, a experimental vai para o horário e o professor certos, e o professor já chega sabendo com quem vai falar.

Como responder "quanto é o plano?"?

Se a academia tem um preço único e público, o robô pode dizer o valor e seguir a conversa. Se há vários planos, o valor solto costuma encerrar a conversa, porque a pessoa compara um número com outro sem saber o que está incluso. Nesse caso funciona melhor dizer do que o valor depende e fazer uma pergunta:

Se a Bianca insistir no preço, o robô passa os valores da tabela que a academia cadastrou. O que ele não faz é inventar desconto ou condição especial para fechar.

Como fazer a pessoa aparecer na aula experimental?

Marcar é metade do trabalho. A outra metade é a pessoa aparecer, e aí os lembretes fazem diferença:

• Confirmação na hora, com endereço, horário e o que levar.
• Lembrete no dia, algumas horas antes.
• Aviso ao professor ou à recepção com nome, objetivo e horário.
• Se não veio, uma mensagem oferecendo outro horário, sem cobrança.
• Se veio e não fechou, uma retomada alguns dias depois, lembrando o plano que combina com o que ela contou.

Onde o chatbot da academia deve parar?

• Orientação de treino e dieta. Prescrição de exercício é trabalho do profissional de educação física, e alimentação é do nutricionista. O robô agenda; não monta treino.
• Questões de saúde. Se a pessoa menciona lesão, cirurgia, gravidez ou problema cardíaco, o robô não avalia. Registra e passa para a equipe, que orienta sobre avaliação.
• Cancelamento e reclamação. Aluno insatisfeito vai direto para uma pessoa.
• Desconto fora da tabela. Condição especial é decisão da gerência.
• "Quero falar com alguém". O robô para na hora.

E quem escreve às 23h ou no domingo?

É justamente essa pessoa que o chatbot mais ajuda. Ela decidiu começar, está com o celular na mão e quer uma resposta agora. Se a academia só responde na manhã seguinte, a vontade pode ter passado, ou outra academia já respondeu. O robô responde na hora, faz as perguntas, deixa a experimental marcada para o dia seguinte e avisa que a equipe confirma de manhã. A recepção chega e encontra a conversa pronta, não uma pilha de "oi, quanto custa?".

Como fica a experimental de quem tem restrição de saúde?

Se a pessoa conta que tem lesão, pressão alta ou que está voltando depois de uma cirurgia, o robô registra isso e passa para a equipe antes de confirmar a aula. A academia decide, pelas próprias regras, se pede avaliação física ou liberação médica antes do primeiro treino. O robô não diz "pode treinar tranquilo" nem "precisa de atestado"; ele deixa a decisão com quem tem responsabilidade por ela.

O chatbot também ajuda com quem já é aluno?

Ajuda na triagem. Aluno que pergunta horário de aula, boleto ou troca de plano cai no setor certo (recepção, financeiro) em vez de disputar atenção com quem quer começar. Com a caixa de entrada por setor, a equipe inteira atende no mesmo número sem que uma mensagem fique esquecida no celular de alguém.

O que medir?

• Tempo até a primeira resposta, principalmente à noite e no fim de semana.
• Contatos que marcaram experimental.
• Experimentais que compareceram.
• Comparecimentos que viraram matrícula.
• Custo por matrícula de cada campanha, quando o lead vem de anúncio.

Como o Wozy funciona para academia?

O segmento de academia do Wozy vem com as perguntas de objetivo, modalidade e horário, agenda de aula experimental com lembrete, régua de retomada que para quando a pessoa matricula ou pede para não receber, e CRM com origem e custo por lead de campanhas do Google e da Meta. Veja a página do Wozy para academias e o guia sobre por que o lead de academia esfria rápido.